Manajemen Perkantoran

MANAJEMEN PERKANTORAN DAN PERUMUSAN PENGORGANISASIAN KANTOR

PENGERTIAN DAN BATASAN

Manajemen bukan saja dapat dianggap sebagai suatu jenis ilmu, tetapi juga aktivitas (kegiatan). Sebagai suatu ilmu dan aktivitas, manajemen mempunyai sifat yang unik. Artinya, identitas manajemen berbeda dari ilmu dan aktivitas lainnya.

Fungsi Manajemen :

1.                  Perencanaan

2.                  Pengorganisasian

3.                  Pengkoordinasian

4.                  Pengawasan

ELEMEN MANAJEMEN

1. Man

2. Money

3. Material

4. Market

5. Machine

6. Method (Metode)

ILMU MANAJEMEN

1.                  Manajemen Produksi

2.                  Manajemen Personalia

3.                  Manajemen Marketing

4.                  Manajemen Keuangan

5.                  Manajemen Kantor

Manajemen kantor dapat ditinjau dari dua sudut penglihatan yang berbeda, yaitu dari sudut manajemen dan dari sudut sasaran.

Dari sudut manajemen, manajemen kantor merupakan kegiatan untuk merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengendalikan, mengoordinasikan, mengawasi, mengurus, menyempurnakan dan menertibkan ketatausahaan kantor.

Dari sudut sasaran, manajemen kantor merupakan segala kegiatan penataan yang ditujukan kepada segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tatausaha dalam sistim perkantoran untuk mencapai sasaran organisasi.

AKTIVITAS DARI MANAJEMEN KANTOR

Geoffrey Whitehead mengatakan bahwa di seluruh kantor terdapat lima bidang kegiatan utama, yaitu :

1. Kegiatan Komunikasi
2. Kegiatan Kalkulasi
3. Pengelolaan Warkat
4. Penyusunan Laporan
5. Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin

PROSES MANAJEMEN KANTOR

Proses manajemen meliputi :

1. Perencanaan Kantor
2. Pengorganisasian Kantor
3. Kegiatan Personalia Tata Usaha
4. Pengkoordinasian
5. Pengawasan Kantor

TUJUAN MANAJEMEN KANTOR

1. Penerimaan Informasi
2. Pencatatan Informasi
3. Penyusunan Informasi
4. Pemberian Informasi
5. Perawatan Aktiva

PENDEKATAN FUNGSIONAL DALAM PENGORGANISASIAN

           

Sentralisasi

Untuk meningkatkan efisiensi, semua pekerjaan kantor harus dikoordinasi oleh seorang manajer kantor, walaupun beberapa bagian darinya dapat dikerjakan di dalam kantor-kantor  departemen yang tidak berada di bawah pengawasannya. Didalam beberapa organisasi, manajer kantor utama  diberi tanggung jawab penuh atas semua kantor, termasuk yang terkait dengan departemen operasi. Ia diminta untuk mengorganisasi, memperlengkapi, mengangkat staf dan memanajemenkan kantor-kantor ini dengan memberikan pelayanan seperti  yang mungkin diminta oleh manajer departemen atau fungsional.

Desentralisasi

contoh organisasi paling sederhana di bawah ini. Garis terputus-putus menunjukkan tanggung jawab untuk memberikan pelayanan.

PEMBAGIAN KERJA DAN PENUGASAN KERJA

Delegasi

adalah proses dimana individu atau kelompok memindahkan  kepada individu atau kelompok lain tugas untuk menjalankan aksi  tertentu dan sekaligus mengambil keputusan tertentu.

Delegasi dapat  dinyatakan secara ringkas sebagai  suatu proses dimana seorang manajer :

1. menyerahkan tugas kepada bawahannya.
2. Memberi mereka wewenang untuk membuat komitmen sampai batas yang dianggap perlu untuk memungkinkan  tugas dikerjakan.
3. Menciptakan kewajiban pada pihak setiap bawahan untuk melaksanakan pekerjaan secara memuaskan.

Analisis Pekerjaan

adalah Proses penelitian tugas kantor, langkah-langkahnya :

Menentukan pembagian pekerjaan secara umum di dalam kantor

Pembagian Tugas :

-                      Menurut Fungsi

-                      Menurut Proses

Analisis pekerjaan yang sudah lengkap merupakan dasar untuk uraian pekerjaan.

Uraian Pekerjaan

Uraian itu menentukan apa yang harus dikerjakan, kepada siapa pekerja harus melapor, dan syarat apa yang diperlukan untuk jabatan itu.

Uraian pekerjaan dipergunakan sebagai cetak biru bagi pekerja baru dan memungkinkan latihan ditempat kerja dengan sedikit sekali pengulangan instruksi